PRODUKTIVE MEETINGS, GIBT’S DIE? Sattelfest in der Besprechungsleitung

Die Mär vom Einhorn

Produktive Meetings sind wie das legendäre Einhorn: Jeder spricht davon, aber niemand hat je eins gesehen. Geschweige denn die Zügel in der Hand gehalten. Zu oft geht es einfach mit dem „Reiter“ (Leiter) durch.

Abseits der Märchenwelt haben Befragungen Folgendes ergeben: Führungskräfte verbringen täglich zwei bis vier Stunden in Meetings. Je höher die Hierarchieebene, desto mehr Zeit verbringen sie damit. 80% der Befragten zählen das Leiten von Meetings zu ihren wichtigsten Aufgaben. 71 % halten eine gute Vorbereitung für sehr wichtig, 52% eine klare Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten.

Und als Meeting-Teilnehmer? Ein Drittel der Befragten hält Meetings für Zeitverschwendung. Zwei Drittel haben das Gefühl, dass Meetings unproduktiv sind. Ein merkwürdiger Widerspruch? Mitnichten.

Wie der Herr, so’s Gscherr

Die Erfahrung hat gezeigt: Führungskräfte, die schlecht geführte Meetings erleben, greifen diese Verhaltensweisen als Leiter ihrer eigenen Meetings selbst auf. Das Fatale daran: Wenn Meeting-Teilnehmer das Gefühl haben, ihre Zeit wird vergeudet, verlieren sie nicht nur den Respekt vor dem Leiter, sondern auch vor ihrem Unternehmen.

Dabei wird die Fähigkeit zum Leiten von Meetings drastisch unterschätzt. Es scheint bei den meisten Führungsverantwortlichen die Meinung vorzuherrschen: Was ist denn schon dabei? Was soll daran so schwierig sein? Das kann doch jeder! … und adeln sich kurzerhand selbst zum Meeting-Leiter. Aber sitzen sie auch fest im Sattel?

Eine Frage der Kompetenz

Tatsächlich zählt das Leiten von Meetings und Besprechungen zu den anspruchsvollsten Fähigkeiten einer Führungskraft. Warum?

Machen wir uns einmal bewusst, wie viele unterschiedliche Aufgaben, Themen und Ziele in Meetings bearbeitet werden. Wie verschieden die zu erzielenden Ergebnisse sowie die Methoden zu ihrer Erreichung sind. Welche vielfältigen, oft schwierigen Situationen entstehen können. Wie unterschiedlich die Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Teilnehmer sind. All das verdeutlicht, was die Leitung eines Meetings tatsächlich erfordert: sämtliche Fähigkeiten im Bereich Kommunikation.

Da müssen Profis ran!

Schauen wir doch genauer hin: Welche Qualifikationen werden für ein Meeting gebraucht? Der Leiter eines Meetings – das gilt gleichermaßen für Projektleiter und Führungskräfte allgemein – sollte die folgenden Rollen beherrschen und die damit verbundenen Fragen beantworten können:

Als Moderator:

• Welches Ergebnis will ich bei den einzelnen Themen erzielen?
• Mit welchen Methoden kann ich es erreichen?
• Wie gestalte ich den Prozess zur Entwicklung der Lösung des Problems bzw. der Aufgabe?

Als Präsentator:

• Wie kann ich die Themen, über die geredet und abgestimmt werden soll, aufbereiten und darstellen?
• Wie strukturiere und argumentiere ich ein Thema so, dass ich die Teilnehmer des Meetings überzeugen kann?

Als Diskussionsleiter:

• Welche Fragen sind zielführend?
• Wie steuere ich die Diskussion gezielt?
• Wie gehe ich mit Vielrednern, Schweigern, Querulanten oder Selbstdarstellern um?
• Wie komme ich zu einer Einigung und zu einem Ergebnis?

Als Mediator:

• Wie kann ich unterschiedliche Parteien dazu bewegen, konstruktiv miteinander zu arbeiten?
• Wie führe ich gegensätzliche Meinungen zu einer übereinstimmenden Lösung?
• Wie gehe ich mit aufkommenden Konflikten um?

Als Gruppenleiter:

• Wie kann ich das Repertoire an Fähigkeiten und Erfahrungen aller Beteiligten für das Thema nutzbar machen?
• Wie halte ich die Gruppe motiviert?
• Wie gehe ich mit offenen und verdeckten Emotionen um?
• Wie erkenne ich die Stimmung in der Gruppe und wie kann ich sie steuern?

Übertrieben?

Vielleicht scheint das so. Doch die Komplexität der Aufgabe wird oft verkannt. Dass Zitronenfalter keine Zitronen falten können, ist allgemein bekannt. Aber dass so genannte Meeting-Leiter produktive Meetings leiten, darauf wird einfach blind vertraut.

Oder haben wir uns einfach damit abgefunden, dass Meetings so sind wie sie sind? Langweilig, nervtötend, zeitraubend, ineffizient & Co. Wenn der Leiter auch kein Genie sein muss, es erhöht die Produktivität eines Meetings erheblich, wenn er nur einige der oben genannten Rollen beherrscht.

So gelingen Meetings, oder: Sattle das Einhorn

Die gute Nachricht: Das Handwerkszeug zum „Meeting-Leiten“ kann man lernen und anhand der eigenen Besprechungen trainieren. Eine Übersicht dessen, worauf du achten solltest, findest du im ☞ K-PUNKT „Leitfaden für produktive Meetings“. Eine umfassende Sammlung geeigneter Tools und Methoden zur professionellen Gestaltung sowie konkrete Handlungsanleitungen für Meeting-Leiter bieten Broschüre oder CD „Produktive Meetings“ von Armin Marks.

Die noch bessere Nachricht: Für das Jahresauftakt-Meeting ist es gerade der richtige Zeitpunkt. Das neue Jahr ist noch jung und voller Gelegenheiten zum Üben. Nutze sie. Sattle das „Einhorn“ und gib ihm die Sporen. Und zwar produktiv, zeitsparend und wirkungsvoll. Hü!

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